Når virksomheds-overdragelse bliver afgørende for en succesfuld Facility Management transition
Af Sophie Hjælmhof | Facility Management, Outsourcing & Transformation Advisory
Virksomhedsoverdragelse af medarbejdere i forbindelse med transition til en ny FM leverandør er ofte den del af processen, der får mindst strategisk opmærksomhed, men som i praksis har størst betydning for, om en outsourcing lykkes. Alt for ofte behandles processen som en formel øvelse, hvor fokus primært ligger på den juridiske korrekthed og de nødvendige procestrin. Møderne bliver afholdt, dokumentationen kommer på plads, og kontrakten går i drift som planlagt. På papiret ser alt rigtigt ud. Men i virkeligheden begynder den mest afgørende del af transitionen ofte først dér.
I facility management bliver outsourcing og leverandørskifte ofte planlagt med stor præcision omkring scope, SLA’er, governance og mobilisering. Det er naturligvis nødvendigt. Men når virksomhedsoverdragelsen reduceres til en “tick in the box”-øvelse, overser man den menneskelige overgang, som i sidste ende er afgørende for kvaliteten af den fremtidige serviceleverance. Særligt ved første generations outsourcing er dette et område, der kræver en langt mere erfaren og helhedsorienteret tilgang. For medarbejderne er det ikke blot et spørgsmål om at få en ny arbejdsgiver, det er en grundlæggende ændring af deres professionelle identitet. Fra den ene dag til den anden går de fra at være en integreret del af kundens organisation til at blive en del af leverandørens drift. De mennesker, der i går var deres kollegaer i huset, bliver pludselig deres kunder og brugere, og det skift kan ikke undervurderes. Mange oplever det som et personligt brud og, i nogle tilfælde, som en følelse af at være blevet valgt fra. For medarbejdere, der måske har været ansat internt gennem store dele af deres karriere, kan det føles som at miste både tilhørsforhold, kultur, formål og ofte også deres nærmeste leder og kollegiale netværk.
Change management er afgørende for
succesfuld virksomhedsoverdragelse og transition
Netop derfor er change management en helt central disciplin i virksomhedsoverdragelse. Den skal ikke starte ved go live, men allerede i den tidlige analyse- og transitionsfase. Her er det afgørende at forstå, at det ikke er de store strategiske linjer, der fylder mest for medarbejderne, det er de nære forhold. Hvem bliver min leder? Hvad sker der med mine vilkår og min overenskomst? Hvordan kommer min hverdag til at se ud? Hvad forventes der konkret af mig i den nye organisation? Det er disse spørgsmål, der skaber enten tryghed eller usikkerhed. Min erfaring er, at mange leverandører undervurderer, hvor vigtigt det er, at de helt grundlæggende forhold er på plads og kommunikeret med stor præcision og ordentlighed. Kontrakter, ansættelsesvilkår, overenskomstforhold og den konkrete serviceleverance skal være tydelige og forståelige. Ikke kun af juridiske årsager, men fordi det er her, tilliden til den nye arbejdsgiver begynder. Hvis det formelle fundament ikke opleves som sikkert, opstår der hurtigt afstand og mistillid. Det ser man ofte særligt blandt nøglemedarbejdere, som i denne fase har både den største værdi for den fremtidige drift og samtidig den største tilbøjelighed til at søge videre, hvis de føler sig usikre eller utilstrækkeligt mødt. Det er også her, mange transitionsforløb mister momentum. Den formelle virksomhedsoverdragelse gennemføres, men leverandøren lykkes ikke med at fastholde medarbejderne på den anden side af transition og stabilisering. Resultatet er høj medarbejderomsætning i de første måneder efter go-live, tab af kritisk institutionsviden og en serviceleverance, der tager langt længere tid om at nå det forventede niveau. I praksis betyder det ofte, at stabiliseringsfasen forlænges med flere måneder, fordi organisationen hos leverandøren først skal genopbygges, mens relationer, driftsrutiner og lokal viden skal etableres på ny.
Første generations outsourcing er en menneskelig transformation
Særligt ved første generations outsourcing er dette en risiko, som både kunde og leverandør bør tage meget alvorligt. Hvor medarbejdere ved flergangsoutsourcing ofte er mere modne i forhold til leverandørskifte og kontrakttransition, er første generations outsourcing i langt højere grad en kulturel og menneskelig transformation. Her kræver det en struktureret tilgang til stakeholder mapping, tidlig identifikation af nøglemedarbejdere, tæt ledelsesmæssig kommunikation og en bevidst fastholdelsesstrategi i de første 90 til 180 dage efter overdragelsen. Virksomhedsoverdragelse er derfor ikke alene et HR- eller juridisk spørgsmål, det er et performance- og transformationsspørgsmål. Servicekvalitet i FM leveres af mennesker, og når menneskerne bag leverancen ikke er trygge, informerede og forankrede i den nye organisation, påvirker det både kvalitet, tempo og brugeroplevelse direkte. Det er netop derfor, at virksomhedsoverdragelse bør tænkes som en integreret del af outsourcing advisory, transition management, supplier governance og den løbende kalibrering og re-kalibrering af kontrakten mellem kunde og leverandør.
Hos Hjælmhof Consulting rådgiver vi om outsourcing, virksomhedsoverdragelse, change management og re-kalibrering af kontrakter mellem kunder og leverandører inden for facility management og real estate, både nationalt og internationalt, og vi har altid fokus på menneskerne bag. Hvis I står foran en første generations outsourcing, et leverandørskifte eller en stabiliseringsfase, er det afgørende at få den menneskelige transition tænkt ind fra begyndelsen.
Læs mere om vores rådgivningsydelser eller kontakt os for en fortrolig sparring om jeres setup.